Ο χώρος δεξίωσης είναι ίσως η πιο σημαντική απόφαση που θα πάρεις στην οργάνωση του γάμου σου. Όμως η ομορφιά ενός χώρου δεν αρκεί — υπάρχουν πολλές πρακτικές λεπτομέρειες που πρέπει να καλύψεις πριν πεις το “ναι” και υπογράψεις. Ορίστε η απόλυτη λίστα με 12 ερωτήσεις που πρέπει να κάνεις σε κάθε χώρο δεξίωσης που επισκέπτεσαι.
1. Ποια είναι η πραγματική χωρητικότητα;
Ρώτησε για τον μέγιστο αριθμό καλεσμένων σε καθιστή διάταξη (όχι “μέχρι και…”). Ζήτησε να δεις κατόψεις με ενδεικτική τοποθέτηση τραπεζιών και πίστας.
2. Υπάρχει εναλλακτική σε περίπτωση κακοκαιρίας;
Αν ο χώρος είναι κυρίως εξωτερικός (π.χ. κτήμα γάμου), ρώτα τι προβλέπεται για βροχή ή έντονο αέρα. Υπάρχει αίθουσα; Τέντα; Cancel plan;
3. Τι περιλαμβάνεται στην τιμή;
Ρώτησε ξεκάθαρα τι περιλαμβάνεται: τραπέζια, καρέκλες, catering, DJ, φωτισμός, στολισμός. Τι είναι έξτρα; Τι μπορείς να φέρεις μόνος/η σου;
4. Ποια είναι η πολιτική ακύρωσης ή αλλαγής ημερομηνίας;
Ζήτησε γραπτώς τι συμβαίνει σε περίπτωση που αλλάξεις ημερομηνία ή ακυρώσεις. Υπάρχει επιστροφή προκαταβολής;
5. Τι ώρες διατίθεται ο χώρος;
Πότε μπορείτε να μπείτε για προετοιμασία; Πότε πρέπει να τελειώσει το event; Υπάρχουν περιορισμοί (π.χ. ωράριο μουσικής);
6. Υπάρχει αποκλειστικότητα ή μοιράζεστε τον χώρο;
Κάποιοι χώροι φιλοξενούν παραπάνω από ένα event την ίδια μέρα. Ζήτησε διευκρινίσεις.
7. Πώς διαχειρίζεται ο χώρος τους εξωτερικούς συνεργάτες;
Επιτρέπεται να φέρεις δικό σου planner, φωτογράφο ή catering; Ή πρέπει να χρησιμοποιήσεις “εγκεκριμένους” συνεργάτες του venue;
8. Υπάρχει χώρος parking; Είναι φωτισμένος;
Ρώτησε για τη χωρητικότητα του parking, αν υπάρχει σήμανση, φωτισμός και πρόσβαση για ΑμεΑ.
9. Υπάρχει προσωπικό καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης;
Υπάρχει υπεύθυνος χώρου, σερβιτόροι, υποδοχή; Πόσα άτομα είναι διαθέσιμα και για πόση διάρκεια;
10. Πώς είναι οργανωμένος ο φωτισμός και ο ήχος;
Υπάρχουν επαγγελματικά ηχεία; Προβολείς; Ρώτησε αν υπάρχει ανάγκη για εξωτερικό εξοπλισμό — και ποιος το αναλαμβάνει.
11. Τι ισχύει για παιδιά και ειδικές ανάγκες;
Υπάρχει kids-friendly υποδομή; Τουαλέτες για μικρά παιδιά; Χώροι για καρότσια ή ΑμεΑ;
12. Υπάρχουν φωτογραφικά spots ή περιορισμοί στις λήψεις;
Μπορεί ο φωτογράφος να κινηθεί ελεύθερα; Υπάρχουν φυσικά background για λήψεις ή φωτισμένες γωνιές; Μήπως απαγορεύεται drone;
Συμπεράσματα
Όσο ωραίος κι αν φαίνεται ένας χώρος, το ζητούμενο είναι να δουλεύει σωστά πίσω από τα φώτα. Η σωστή ερώτηση δεν είναι “μου αρέσει;” αλλά “με εξυπηρετεί;”. Με αυτή τη checklist, θα είσαι απόλυτα προετοιμασμένος/η.